Moderne Arbeitszeitgestaltung im Vitos Klinikum Rheingau: Transparenz, Fairness und Mitarbeiterzufriedenheit

Ljiljana Orlic, Pflegedirektorin Vitos Klinikum Rheingau

Die Dienstplangestaltung in der Pflege ist eine komplexe Aufgabe: kurzfristige Änderungen, verschiedene Interessen und zugleich die Verantwortung für eine verlässliche Versorgung. Um hier neue Wege zu gehen, setzt das Vitos Klinikum Rheingau seit rund einem Jahr auf die digitale Lösung CrewLinQ.

Wir haben mit Ljiljana Orlic, Pflegedirektorin des Klinikums, über ihre Beweggründe, ihre Führungsphilosophie und die bisherigen Erfahrungen gesprochen.

Persönlicher Auslöser für Veränderungen

„Die Idee zur Einführung der App entstand aus einer ganz praktischen Situation: Immer wieder müssen kurzfristige Ausfälle besetzt werden, was bisher mit vielen Telefonaten und großem Zeitaufwand verbunden war. Für die Mitarbeitenden bedeutet das häufig spontanen Druck und wenig Gestaltungsspielraum. Mit CrewLinQ wollten wir diesen Prozess einfacher, transparenter und selbstbestimmter machen – sowohl für die Pflegekräfte, die jetzt flexibel und passend zu ihrer Lebenssituation freiwillig Schichten übernehmen können, als auch für Führungskräfte, die dadurch mehr Zeit für ihre eigentliche Führungsarbeit gewinnen“, erklärt Ljiljana Orlic.

Führung mit Transparenz und Beteiligung

Für Ljiljana Orlic ist gute Führung vor allem eine Frage von Präsenz, Zuhören und gemeinsamer Lösungsfindung: „Es geht nicht darum, jeden Wunsch zu erfüllen, aber darum, Bedürfnisse ernst zu nehmen und verlässlich zu handeln. Besonders wichtig finde ich Transparenz, Beteiligung und das Schaffen von Rahmenbedingungen, die Teamarbeit stärken und Überlastung vorbeugen.“

Balance zwischen Bedürfnissen und Versorgungsauftrag

Gerade bei der Dienstplangestaltung prallen persönliche Wünsche und die Anforderungen der Versorgung aufeinander. „Das ist eine tägliche Balancearbeit“, betont Ljiljana Orlic. „Ich halte den engen Austausch mit den Leitungskräften und denTeams für zentral. Gleichzeitig behalten wir natürlich unseren Versorgungsauftrag im Blick. Digitale Tools wie CrewLinQ helfen uns dabei, kurzfristige Lücken flexibel und fair zu schließen.“

Betriebsvereinbarung Dienstplangestaltung

Ein wichtiger Meilenstein war die Einführung einer neuen Betriebsvereinbarung zur Dienstplangestaltung am 01.03.2022.

„Uns war besonders wichtig, klare Belastungsgrenzen zu definieren: also etwa wie viele Dienste in Folge vertretbar sind oder wie Erholungszeiten gesichert werden können, die Regelung der maximal zu leistenden Einspringdienste oder der Wochenendarbeit. In unserer Betriebsvereinbarung spielt die Autonomie der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle. Die Grundsätze zur Dienstplanung, die insbesondere dem Arbeits- und Gesundheitsschutz dienen, sind nicht starr, sondern enthalten Öffnungsklauseln, um individuelle Bedürfnisse der Beschäftigten berücksichtigen zu können. Durch die Selbstbestimmung haben unsere Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihr Berufsleben und können private Verpflichtungen besser mit dem Job vereinbaren – das führt zu deutlich mehr Zufriedenheit“, erklärt Ljiljana Orlic.

Der Weg dahin war nicht ohne Herausforderungen: „Es gab unterschiedliche Perspektiven, etwa bei der Frage, wie flexibel Dienstpläne sein dürfen, ohne die Planungssicherheit für die Beschäftigten zu verlieren. Entscheidend war, dass wir im Dialog geblieben sind, auch bei kontroversen Themen. Der enge Austausch mit dem Betriebsrat und die Bereitschaft, verschiedene Modelle zu erproben, haben sehr geholfen.“

Freiwilliges Einspringen – fair und digital geregelt

Ganz vermeiden lässt sich spontanes Einspringen nie. „Aber es kann fairer und weniger belastend gestaltet werden“, so Ljiljana Orlic. „Uns war wichtig, dass Einspringen freiwillig passiert, finanziell honoriert wird und transparent geregelt ist. Mit CrewLinQ können wir genau das jetzt auch noch digital umsetzen.“

Die App sorgt dabei für Gleichberechtigung und Schutz: Offene Dienste sind für alle sichtbar, jede und jeder kann selbst entscheiden, ob er oder sie einspringt. „Das nimmt Druck raus – Anrufe von Vorgesetzten und das Gefühl, nicht Nein sagen zu können, gehören damit der Vergangenheit an“, erklärt Ljiljana Orlic.

Auch Führungskräfte profitieren: „Die Abfrage per App ist effizient und jederzeit möglich. Damit verbringen Leitungskräfte weniger Zeit am Telefon und haben mehr Freiraum für ihre eigentliche Führungsarbeit vor Ort.“

Wirkung im Alltag

Die positiven Effekte zeigen sich spürbar im Klinikalltag: „Ich nehme eine deutliche Verbesserung in der Stimmung wahr – vor allem, weil die Mitarbeitenden mehr Mitgestaltungsspielraum haben. Für die Stationsleitungen bedeutet es spürbare Entlastung, sowohl zeitlich als auch emotional“, berichtet Ljiljana Orlic.

CrewLinQ spielt dabei eine zentrale Rolle: „Es reduziert Stresssituationen und schafft Transparenz. Es wird nicht mehr ‚im Dunkeln‘ organisiert, sondern nachvollziehbar und fair. Das stärkt auch das Vertrauen ins System.“

Blick nach vorn

Für die Zukunft möchte Ljiljana Orlic die Dienstplanung noch verlässlicher und langfristiger gestalten: „Dabei gilt es, die verschiedenen Generationen und die Vielfalt im Unternehmen zu berücksichtigen. Außerdem möchten wir digitale Tools wie CrewLinQ weiter ausbauen und Schnittstellen zu unserem Dienstplanprogramm schaffen.“

Fazit und Empfehlung

Für Ljiljana Orlic ist Dienstplanung weit mehr als Organisation: „Sie ist Ausdruck von Wertschätzung und Fürsorge für unsere Mitarbeitenden. Wenn wir hier gut aufgestellt sind, wirkt sich das unmittelbar auf Zufriedenheit, Gesundheit und Teamgeist aus. Digitale Tools wie CrewLinQ sind dabei kein Selbstzweck, sondern echte Helfer – wenn wir sie gemeinsam gestalten und klug einsetzen.“