„Ein großer Problemlöser mit geringem Aufwand“

Interview mit Tim Kotara, Koordinator des internen Vivendi-Supports bei der Diakonie Himmelsthür e.V.

Wie die Diakonie Himmelsthür mit CrewLinQ das Ausfallmanagement neu gedacht hat

Wenn Tim Kotara über Digitalisierung spricht, dann tut er das mit spürbarer Begeisterung. Als Koordinator des internen Vivendi-Supports bei der Diakonie Himmelsthür e.V. begleitet er die digitale Weiterentwicklung des Trägers – immer mit dem Blick darauf, wie Technik Mitarbeitende im Alltag entlasten kann.

Die Diakonie Himmelsthür e.V. mit Sitz in Hildesheim gehört zu den größten Trägern der Eingliederungshilfe in Niedersachsen. Über 3.000 Mitarbeitende begleiten hier Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit Beeinträchtigungen in verschiedenen Lebensphasen. Der Mensch steht im Mittelpunkt – und genau das soll auch bei der Digitalisierung so bleiben.

Digitalisierung als Unterstützung, nicht als Belastung

„Uns ist wichtig, dass sich unsere Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen und mitgenommen werden“, sagt Tim Kotara. Deshalb werden neue Systeme bei der Diakonie Himmelsthür nicht „von oben“ eingeführt, sondern gemeinsam entwickelt. „Wir wollen niemanden unterwegs verlieren“, betont er.

Einfachheit spielt dabei eine zentrale Rolle: intuitive Layouts, klare Strukturen und digitale Lösungen, die schnell Entlastung bringen. „Ziel ist immer, mehr Zeit für den Kontakt mit Menschen zu gewinnen – denn das ist der Kern unserer Arbeit.“

Früher: Telefonketten und Wochenendstress

Tim Kotara berichtet: „Wenn jemand krank wurde, floss viel Energie in das Herumtelefonieren, um einen Ersatz zu finden. Andere Aufgaben mussten dann warten.“ Besonders Nachtdienste seien dabei eine Herausforderung gewesen. „Man musste oft für einen einzigen Ausfall zwei Tage neu planen“, erinnert er sich. „Das war enorm zeitintensiv und stressig.“

Mit CrewLinQ ist dieser Prozess heute automatisiert. Krankmeldungen führen nicht mehr zu hektischen Telefonrunden – sondern zu digitalen Anfragen, die alle relevanten Mitarbeitenden gleichzeitig erreichen. „Ob jemand kann oder nicht kann, sieht man gleich auf einen Blick. Das spart Zeit und nimmt den Druck auf beiden Seiten heraus“, so Tim Kotara.

Ein Pilotprojekt, welches überzeugt hat

Der Start mit CrewLinQ begann als Pilot in zwei Wohnangeboten – und überzeugte schnell. „Wir wollten zunächst herausfinden, wie die Mitarbeitenden damit umgehen. Die Skepsis war anfangs da, aber sie hat sich schnell gelegt.“

Als die Pilotphase endete und CrewLinQ probeweise wieder deaktiviert werden sollte, war der Aufschrei groß. „Da war klar: Das System bleibt“, erzählt er schmunzelnd. Heute arbeiten über 85 Prozent der Mitarbeitenden in den Piloteinrichtungen aktiv mit CrewLinQ. Der Rollout läuft auf Hochtouren: Innerhalb von sechs Monaten werden rund 2.500 Mitarbeitende eingebunden. „Wir haben das Projekt gut durchgeplant“, sagt Tim Kotara. „Ein kleines, motiviertes Team, schnelle Entscheidungen in der Lenkungsgruppe und eure kurzen Schulungsvideos – das hat den Unterschied gemacht.“

CrewLinQ als Motor für Zusammenarbeit

Mit der Einführung von CrewLinQ hat sich auch die Organisationsstruktur weiterentwickelt. Die Diakonie Himmelsthür bildet sogenannte „Kohorten“ – Gruppen von Wohnangeboten, die sich gegenseitig bei Personalausfällen unterstützen.

„Das stärkt den Zusammenhalt und macht uns als Gesamtorganisation widerstandsfähiger“, erklärt Tim Kotara. „Natürlich ist Veränderung immer eine Herausforderung, aber viele sehen inzwischen den Mehrwert. Man wächst zusammen.“

Schnittstellen und Automatisierung: Weniger Aufwand, mehr Effizienz

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg ist die Schnittstelle zu bestehenden Systemen wie Vivendi PEP. „Dadurch entfällt viel manuelle Arbeit – die Daten laufen automatisch, Dienste werden direkt eingetragen, Regelverstöße geprüft. Das macht es einfach“, so Tim Kotara.

Blick in die Zukunft: KI und mobile Lösungen

Auch für die nächsten Jahre sieht Tim Kotara enormes Potenzial in der Digitalisierung. Die Diakonie Himmelsthür hat bereits mobile Dokumentation per Spracheingabe eingeführt – mit über 680 Endgeräten im täglichen Einsatz. „Das Ziel ist klar: Wir wollen digitale Unterstützung überall dort, wo sie entlastet“, sagt er.

„Wenn ich während eines Meetings höre, dass der Frühdienst morgen krank ist, muss ich nicht rausrennen – ich kann einfach in 60 Sekunden eine Anfrage über CrewLinQ schicken. Das ist echte Zeitersparnis.“

Fazit:

Was bei der Diakonie Himmelsthür deutlich wird: Digitalisierung funktioniert dann, wenn sie aus der Praxis kommt und für die Menschen gedacht ist, die sie täglich nutzen.

Oder, wie Tim Kotara es zusammenfasst: „CrewLinQ ist ein Problemlöser mit geringem Aufwand – und genau das brauchen wir.“