Wenn der Dienstplan zur Dauerbaustelle wird – warum klassische Ausfallstrategien nicht mehr reichen
Die Mitarbeiter-App von CrewLinQ für ganzheitliches Ausfallmanagement.
Es ist Dienstag, 4:15 Uhr.
Die erste Krankmeldung des Tages. Station 3 ist betroffen. Der Frühdienst wackelt. Die Rufliste wird rausgeholt, die ersten Nummern gewählt. Keine Zeit, kein Durchkommen, keine Zusage. Zwei Stunden später ist die Lücke irgendwie geschlossen. Aber um welchen Preis?
Diese Szene spielt sich in vielen Einrichtungen täglich ab. Und sie zeigt:
Ausfallmanagement funktioniert – aber oft nur auf Kosten der Nerven.
Alte Muster, neue Probleme
In vielen Häusern läuft die Vertretungssuche noch über Zettel, Telefonlisten oder Messenger-Gruppen. Man nennt es „Einsatzplanung“ – aber in Wahrheit ist es Krisenmanagement. Schnell, improvisiert, chaotisch.
Das Grundproblem?
Diese Systeme setzen auf ständige Verfügbarkeit. Aber nicht auf Verlässlichkeit.
Sie erreichen Mitarbeitende, aber nicht auf Augenhöhe.
Und sie lösen Ausfälle – aber nicht das, was sie anrichten.
Wenn ständige Ausfälle zum Fluktuationstreiber werden
Denn was nach außen wie eine Lücke im Dienstplan aussieht, bedeutet intern viel mehr:
Stress für Führungskräfte
Belastung für das gesamte Team
Frust bei Mitarbeitenden, die sich unter Druck gesetzt fühlen
und schleichende Unzufriedenheit, die oft in Fluktuation endet
„Nie wird gefragt, wann ich kann – nur ob ich heute wieder einspringe.“
Solche Sätze hören wir oft. Und sie zeigen, woran es mangelt: Mitgestaltung. Respekt. Verlässlichkeit.
Was heute anders laufen muss
Gute Ausfallorganisation braucht heute mehr als eine Liste. Sie braucht:
Freiwillige Beteiligung, statt hektischer Anfragen unter Druck
Transparente Prozesse, die fair und nachvollziehbar sind
Digitale Wege, die erreichen, ohne zu überfordern
Raum für Wunschdienste, statt ständiger Spontaneinsätze
Kurz: Es braucht ein System, das Pflegekräfte ernst nimmt – und sie nicht nur „verplant“.
Erfahrungen aus der Praxis: Was Kund:innen berichten
„CrewLinQ macht es für beide Seiten einfacher, offene Dienste zu besetzen.
Wir müssen nicht mehr über Stunden telefonisch nach Ersatz suchen und erreichen mit einem Aufruf über die App viele Pflegekräfte gleichzeitig. Unsere Mitarbeitenden können dann entspannt für sich entscheiden, ob sie einspringen möchten und fühlen sich nicht unter Druck gesetzt, wie es bei einem Anruf sein kann.“
— Katja Bach, Abteilungsleitung Besondere Wohnformen bei der Alexianer Münster GmbH
„In der Go-Live-Phase erhielten wir nach kurzer Zeit positives Feedback von den Mitarbeitenden und haben auch die Zeitersparnis der Leitungen wahrgenommen. Es waren kurze Kommunikationswege und es ist trotzdem nicht anonym geblieben. Wir können bis heute sagen, dass wir den schnellsten Dienst in 3 Minuten vergeben konnten.“
— Fanni Mehner, Bereichsleitung IMC und Assistentin der Pflegedirektion, Immanuel Klinikum Bernau Herzzentrum Brandenburg
Über 100 Einrichtungen zeigen: Es geht anders
In immer mehr Häusern laufen Ausfälle durch CrewLinQ inzwischen anders ab:
Mitarbeitende bieten ihre Verfügbarkeiten freiwillig an
Bei Ausfällen werden alle gleichzeitig digital gefragt
Entscheidungen fallen mit einem Klick – schnell, freiwillig, dokumentiert
Wunschdienste sind kein Luxus mehr, sondern Teil des Systems
Was entsteht, ist keine Magie – sondern moderne Zusammenarbeit.
Und ein Alltag, der wieder mehr Verlässlichkeit schafft. Für alle Seiten.
Ausfallmanagement ist heute ganzheitlich
Es ist ein Schlüssel für:
Zufriedene Teams
Verlässliche Strukturen
Weniger Fluktuation
Und damit weit mehr als nur ein Tool für den Notfall.
„In der Pflege darf sich nicht alles nur um Ausfälle drehen – sondern darum, was Menschen brauchen, um gern zu bleiben.“
Neugierig geworden?
Wir bei CrewLinQ begleiten viele Einrichtungen auf dem Weg zu genau dieser Veränderung.
Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie es bei Ihnen aussehen kann – ganz konkret.